MasterMail consente di gestire la messaggistica mail di un Ufficio in modalità condivisa e centralizzata tramite portale WEB installabile anche all’interno dell’organizzazione aziendale.
Al posto di configurare mail singole per ogni persona viene utilizzata una unica mail per ufficio:
esempio US exportmare@ dominiomail.com.
Tutta la mail indirizzata a questa casella viene archiviata da subito in un database con le seguenti modalità:
1 – è possibile creare delle regole in ingresso per cui tutta la mail proveniente da un certo dominio o da una carta casella può essere attribuita ad una determinata persona dell’ufficio. Quando la mail non viene assegnata il sistema la marca come NA (non assegnata) e queste emails sono visibili a tutti i componenti dell’ufficio che se le possono assegnare in autonomia. In alternativa le mail potrebbero essere assegnate dal responsabile dell’ufficio o da un altro utente.
Ogni utente che accede al sistema vede le mail a Lui assegnate + tutte quelle marcate come NA.
2 – ad ogni mail è possibile assegnare uno stato: arrivata, in lavorazione, in lavorazione ed in attesa di risposta, in attesa di risposta urgente, archiviata, etc…Ciascuna organizzazione può creare una lista di stati a seconda delle sue esigenze
3 – è possibile attribuire a ciascun utente dei permessi per assegnare gli stati (tutti o solo alcuni) e la persona responsabile con la possibilità di creare flussi di lavoro.
Vantaggi
- le informazioni vengono salvate su un data base e quindi la mail risulta già comunque archiviata in maniera centralizzata…non serve più il backup e lo spazio disco necessario è assai inferiore rispetto all configurazione di una casella mail per ciascun utente.
- Viene sicuramente ridotto l’utilizzo della mail aziendale per utilizzi personali
- E’ possibile un controllo immediato e giornaliero delle attività di tutti gli utenti: mail ancora da evadere per utente, mail evase per utente, mail urgenti da evadere entro il giorno successivo o il giorno stesso etc.
- Vene aumentata la riservatezza/sicurezza aziendale in quanto la mail risiede sul server e non sui PC (inclusi i portatili) ed è quindi più sicura e meno soggetta a copia non desiderate
